Quanto costa davvero aprire un’attività? Le spese che si dimenticano nel business plan

Il costo reale di una nuova attività non coincide con la somma necessaria per aprire.

Lavori, arredi, attrezzature e deposito cauzionale rappresentano soltanto una parte dell’investimento. Per sapere quanto capitale serve davvero bisogna aggiungere i costi sostenuti prima dell’apertura, gli imprevisti e, soprattutto, la liquidità necessaria per mantenere l’impresa durante i primi mesi.

Molti progetti non entrano in difficoltà perché mancano i clienti, ma perché esauriscono la liquidità prima di raggiungere un volume di vendite sufficiente.

Per evitare questo errore, il budget dovrebbe essere diviso in quattro aree:

• investimento iniziale;
• costi precedenti all’apertura;
• fondo per imprevisti;
• liquidità per la gestione dei primi mesi.

1. L’investimento iniziale non è l’unico costo da calcolare

La prima parte del budget comprende ciò che serve per rendere l’attività operativa:

• lavori e adeguamenti del locale;
• impianti;
• arredi;
• attrezzature;
• hardware e software;
• insegne;
• deposito cauzionale;
• prime forniture;
• magazzino iniziale.

Queste spese sono abbastanza visibili e, proprio per questo, vengono generalmente inserite nel business plan. Il problema è che spesso vengono stimate senza un progetto sufficientemente preciso.

Negli arredi, per esempio, la differenza è notevole. Se esistono un progetto, un elenco degli elementi necessari e un budget assegnato a ogni voce, le possibilità di controllo sono elevate. Se invece si procede scegliendo di volta in volta ciò che piace, senza un limite definito, il costo complessivo può aumentare rapidamente.

Anche il magazzino iniziale viene spesso sottovalutato. Non basta acquistare una quantità minima di prodotto: bisogna assicurare varietà, disponibilità e continuità delle scorte. Allo stesso tempo, comprare troppo significa immobilizzare liquidità in merce che potrebbe vendersi lentamente.

La quantità corretta dipende dalla rotazione prevista, dai tempi di riordino e dalla durata dei prodotti. Non dovrebbe essere determinata soltanto dallo spazio disponibile o dagli sconti concessi dal fornitore.

2. I costi sostenuti prima di aprire

Una parte importante dell’investimento viene assorbita quando l’attività non ha ancora iniziato a produrre ricavi.

Tra i principali costi preapertura possono esserci:

• progettazione e consulenze tecniche;
• pratiche amministrative e autorizzazioni;
• consulenza fiscale, legale e del lavoro;
• cauzioni e anticipi contrattuali;
• canoni di locazione durante i lavori;
• utenze e allacciamenti;
• selezione e formazione del personale;
• acquisto di certificazioni e abilitazioni;
• realizzazione del sito e dei materiali di comunicazione;
• campagna di lancio.

Queste somme provengono dalla liquidità personale dell’imprenditore o dal finanziamento ottenuto, ma non potranno essere recuperate immediatamente. Inoltre, fanno parte del rischio imprenditoriale: se il progetto non dovesse partire o non raggiungesse i risultati previsti, potrebbero andare completamente perse.

Prima di investire è quindi necessario valutare non soltanto quanto denaro si possiede, ma anche quali conseguenze avrebbe la sua perdita sulla vita personale e familiare.

Il capitale destinato all’attività non dovrebbe lasciare l’imprenditore senza una riserva per le proprie necessità private.

3. Cantieri, consegne e autorizzazioni possono posticipare l’apertura

Una data di apertura prevista non è una data di apertura garantita.

Quando sono necessari lavori di adeguamento, possono emergere problemi tecnici, variazioni al progetto e lungaggini che aumentano i costi e rinviano l’avvio dell’attività. Anche un ritardo nella consegna degli arredi o delle attrezzature può impedire di aprire nei tempi stabiliti.

Un’altra variabile è rappresentata dalle autorizzazioni. Le pratiche devono essere programmate con attenzione, ma i tempi degli uffici pubblici non possono sempre essere definiti con certezza.

Durante il ritardo, però, alcune spese sono già attive:

• affitto;
• utenze;
• rate dei finanziamenti;
• assicurazioni;
• consulenze;
• personale eventualmente già assunto;
• costi personali dell’imprenditore.

L’impresa sta quindi consumando liquidità senza poter ancora incassare.

Per questo aggiungerei al budget un fondo di sicurezza pari almeno al 10% dell’investimento previsto, quando esiste un progetto preciso corredato da preventivi attendibili.

Se invece si procede senza una pianificazione dettagliata, prendendo decisioni giorno per giorno, la riserva dovrebbe aumentare e può arrivare al 25%. In questo secondo caso, tuttavia, non cresce soltanto il rischio economico: viene meno la possibilità stessa di controllare l’investimento.

4. Il personale costa più dello stipendio netto

Nel calcolo del personale si commettono due errori ricorrenti.

Il primo è sottostimare il numero di persone necessario per garantire un buon servizio. Organizzare l’attività sull’organico minimo teorico non tiene conto di picchi di lavoro, riposi, ferie, malattie e sostituzioni.

Il secondo errore consiste nel considerare soltanto lo stipendio netto percepito dal dipendente.

Prima di assumere, un consulente del lavoro può calcolare il costo lordo esatto di ogni posizione. La previsione deve includere anche:

• contributi e oneri;
• mensilità aggiuntive;
• ferie e permessi;
• straordinari;
• sostituzioni;
• malattie;
• formazione obbligatoria;
• visite mediche;
• certificazioni e abilitazioni;
• abbigliamento o attrezzature di lavoro.

Anche il personale assunto prima dell’apertura rappresenta un costo pre-operativo. In molte attività è necessario formare la squadra, provare procedure e preparare il servizio prima dell’arrivo dei primi clienti.

Ridurre questa fase per risparmiare può tradursi in disorganizzazione, errori e una cattiva esperienza proprio durante le prime settimane, quando l’attività deve costruire la propria reputazione.

5. Affitto e bollette devono essere stimati in modo realistico

Affitto, personale e utenze sono tra le voci che incidono maggiormente sulla sostenibilità di un’attività.

Le bollette vengono spesso inserite nel business plan attraverso stime generiche, senza considerare adeguatamente:

• dimensioni e caratteristiche del locale;
• orari di apertura;
• illuminazione;
• climatizzazione;
• macchinari utilizzati;
• refrigerazione;
• consumi necessari anche quando il locale è chiuso;
• stagionalità dei costi energetici.

Una stima troppo bassa può falsare sia il fabbisogno mensile sia il punto di pareggio.

È preferibile cercare dati riferiti ad attività simili, analizzare i consumi delle attrezzature e costruire almeno uno scenario prudenziale. La stessa attenzione deve essere dedicata alle spese condominiali, alla manutenzione e agli eventuali costi comuni non compresi nel canone.

6. Il marketing non è una spesa facoltativa

Oggi gran parte dell’informazione e delle decisioni di acquisto passa online. Salvo casi particolari, per esempio un’attività situata in una strada con un traffico turistico molto elevato e con un prodotto già conosciuto, aprire senza un piano di comunicazione significa affidarsi al caso.

Il budget può variare molto in base al prodotto, al territorio e al target, ma deve essere previsto fin dall’inizio.

Può comprendere:

• identità visiva;
• sito o pagina di presentazione;
• fotografie e contenuti;
• gestione dei canali social;
• pubblicità online;
• materiali promozionali;
• attività di lancio;
• iniziative per acquisire e fidelizzare i primi clienti.

Il marketing non deve limitarsi all’inaugurazione. L’attività dovrà continuare a comunicare e acquisire clienti anche nei mesi successivi. È quindi necessario distinguere il costo del lancio dal budget mensile ordinario.

7. La liquidità necessaria dopo l’apertura

La voce più importante, e spesso più trascurata, è il capitale necessario a sostenere l’impresa fino al raggiungimento dell’equilibrio.

Non si può costruire il budget presumendo che le vendite coprano immediatamente tutte le spese. I ricavi potrebbero crescere più lentamente del previsto, mentre affitto, personale, utenze e fornitori dovranno comunque essere pagati.

Consiglio di prevedere una copertura compresa tra tre e sei mesi. Più elevati sono i costi complessivi e maggiore dovrebbe essere la durata della riserva.

Il calcolo di base può essere impostato così:

Liquidità di gestione = costi mensili previsti × mesi di copertura

Nei costi mensili devono rientrare:

• affitto e spese del locale;
• personale;
• utenze;
• materie prime e riassortimenti;
• consulenze;
• software e servizi;
• marketing continuativo;
• rate e assicurazioni;
• una quota per spese variabili e impreviste.

Per esempio, se l’attività necessita di 15.000 euro al mese e si decide di garantire una copertura di quattro mesi, la riserva di gestione dovrebbe essere di almeno 60.000 euro. Questa somma è distinta dal denaro necessario per realizzare i lavori, acquistare gli arredi e preparare l’apertura.

8. Il costo reale del progetto

Il fabbisogno complessivo può essere sintetizzato con questa formula:

Costo reale dell’apertura = investimento iniziale + costi preapertura + fondo imprevisti + liquidità di gestione

A queste voci va aggiunta una riserva personale dell’imprenditore, soprattutto se durante l’avviamento non percepirà uno stipendio o un’altra entrata.

Prima di procedere, il progetto dovrebbe quindi rispondere a cinque domande:

• Quanto costa rendere l’attività pronta ad aprire?
• Quanto spenderò prima di poter incassare?
• Quali ritardi e imprevisti posso ragionevolmente prevedere?
• Quanto costa mantenere l’attività ogni mese?
• Per quanti mesi posso sostenerla senza dipendere dalle vendite attese?

Se una di queste risposte manca, il budget non è ancora completo.

9. Il finanziamento deve coprire anche la fase di avviamento

Un finanziamento può rendere possibile un buon progetto, ma impiegarlo interamente nei lavori, negli arredi e nelle attrezzature è un errore grave.

Aprire con un locale completato ma senza liquidità per la gestione significa entrare subito in affanno. L’imprenditore comincerà a rinviare pagamenti, ridurre il personale, limitare il magazzino o tagliare attività necessarie.

Anche se non lo desidera, a pagarne il prezzo sarà l’esperienza offerta al cliente.

Il risultato può essere paradossale: un progetto potenzialmente valido viene compromesso perché non dispone delle risorse necessarie per funzionare bene nel periodo più delicato.

Prima di accettare un investimento elevato, scegliere una location costosa o definire l’allestimento, bisogna quindi stabilire quale parte delle risorse debba rimanere disponibile per la gestione.

Aprire non significa avere già superato la fase di rischio

L’apertura non è il punto di arrivo del piano finanziario. È il momento in cui le previsioni iniziano a confrontarsi con il mercato reale.

Un budget prudente non serve a eliminare il rischio, cosa impossibile in qualsiasi iniziativa imprenditoriale. Serve a evitare che una spesa dimenticata, un’autorizzazione in ritardo o una crescita più lenta delle vendite trasformino immediatamente una difficoltà gestibile in una crisi.

Calcola il costo reale del tuo progetto prima di investire.