Cât costă cu adevărat să deschizi o afacere? Cheltuielile uitate în planul de afaceri

Costul real al unei afaceri noi nu coincide cu suma necesară pentru a deschide.

Lucrările, mobilierul, echipamentele și garanția locativă reprezintă doar o parte a investiției. Pentru a ști de cât capital ai nevoie cu adevărat, trebuie să adaugi costurile suportate înainte de deschidere, neprevăzutele și, mai ales, lichiditatea necesară pentru a menține afacerea în primele luni.

Multe proiecte nu intră în dificultate pentru că lipsesc clienții, ci pentru că își epuizează lichiditatea înainte de a atinge un volum de vânzări suficient.

Pentru a evita această greșeală, bugetul ar trebui împărțit în patru zone:

• investiția inițială;
• costurile de dinainte de deschidere;
• fondul pentru neprevăzute;
• lichiditatea pentru funcționarea din primele luni.

1. Investiția inițială nu este singurul cost de calculat

Prima parte a bugetului cuprinde ceea ce este necesar pentru ca afacerea să devină operațională:

• lucrări și amenajări ale spațiului;
• instalații;
• mobilier;
• echipamente;
• hardware și software;
• firme și panouri exterioare;
• garanția locativă;
• primele aprovizionări;
• stocul inițial.

Aceste cheltuieli sunt destul de vizibile și, tocmai de aceea, sunt în general incluse în planul de afaceri. Problema este că adesea sunt estimate fără un proiect suficient de precis.

La mobilier, de exemplu, diferența este considerabilă. Dacă există un proiect, o listă a elementelor necesare și un buget alocat fiecărei poziții, posibilitățile de control sunt ridicate. Dacă, în schimb, se procedează alegând de la caz la caz ceea ce place, fără o limită definită, costul total poate crește rapid.

Și stocul inițial este adesea subestimat. Nu este suficient să cumperi o cantitate minimă de produs: trebuie să asiguri varietatea, disponibilitatea și continuitatea stocurilor. În același timp, a cumpăra prea mult înseamnă a imobiliza lichiditate în marfă care s-ar putea vinde încet.

Cantitatea corectă depinde de rotația prevăzută, de termenele de reaprovizionare și de durata de viață a produselor. Nu ar trebui stabilită doar în funcție de spațiul disponibil sau de reducerile acordate de furnizor.

2. Costurile suportate înainte de deschidere

O parte importantă a investiției este absorbită când afacerea nu a început încă să producă venituri.

Printre principalele costuri de dinainte de deschidere se pot număra:

• proiectare și consultanță tehnică;
• formalități administrative și autorizații;
• consultanță fiscală, juridică și în dreptul muncii;
• garanții și avansuri contractuale;
• chiria pe durata lucrărilor;
• utilități și branșamente;
• selecția și formarea personalului;
• obținerea certificărilor și a atestatelor profesionale;
• realizarea site-ului și a materialelor de comunicare;
• campania de lansare.

Aceste sume provin din lichiditatea personală a antreprenorului sau din finanțarea obținută, dar nu vor putea fi recuperate imediat. În plus, fac parte din riscul antreprenorial: dacă proiectul nu ar porni sau nu ar atinge rezultatele prevăzute, ar putea fi pierdute complet.

Înainte de a investi este așadar necesar să evaluezi nu doar câți bani ai, ci și ce consecințe ar avea pierderea lor asupra vieții personale și familiale.

Capitalul destinat afacerii nu ar trebui să-l lase pe antreprenor fără o rezervă pentru propriile nevoi private.

3. Șantierele, livrările și autorizațiile pot amâna deschiderea

O dată de deschidere prevăzută nu este o dată de deschidere garantată.

Când sunt necesare lucrări de amenajare, pot apărea probleme tehnice, modificări ale proiectului și tergiversări care cresc costurile și amână pornirea afacerii. Chiar și o întârziere în livrarea mobilierului sau a echipamentelor poate împiedica deschiderea în termenele stabilite.

O altă variabilă o reprezintă autorizațiile. Formalitățile trebuie programate cu atenție, dar termenele instituțiilor publice nu pot fi întotdeauna definite cu certitudine.

În timpul întârzierii, însă, unele cheltuieli sunt deja active:

• chiria;
• utilitățile;
• ratele finanțărilor;
• asigurările;
• consultanța;
• personalul eventual deja angajat;
• costurile personale ale antreprenorului.

Firma consumă deci lichiditate fără să poată încă încasa.

De aceea aș adăuga la buget un fond de siguranță de cel puțin 10% din investiția prevăzută, atunci când există un proiect precis însoțit de oferte de preț fiabile.

Dacă, în schimb, se procedează fără o planificare detaliată, luând decizii de la o zi la alta, rezerva ar trebui să crească și poate ajunge la 25%. În acest al doilea caz, totuși, nu crește doar riscul economic: dispare însăși posibilitatea de a controla investiția.

4. Personalul costă mai mult decât salariul net

În calculul personalului se fac două greșeli recurente.

Prima este subestimarea numărului de persoane necesar pentru a garanta un serviciu bun. A organiza afacerea pe baza personalului minim teoretic nu ține cont de vârfurile de muncă, de zilele libere, de concedii, de îmbolnăviri și de înlocuiri.

A doua greșeală constă în a lua în calcul doar salariul net primit de angajat.

Înainte de a angaja, un consultant în dreptul muncii poate calcula costul brut exact al fiecărui post. Estimarea trebuie să includă și:

• contribuții și taxe;
• salarii suplimentare;
• concedii și învoiri;
• ore suplimentare;
• înlocuiri;
• concedii medicale;
• formarea obligatorie;
• controale medicale;
• certificări și atestate profesionale;
• îmbrăcămintea sau echipamentele de lucru.

Și personalul angajat înainte de deschidere reprezintă un cost preoperațional. În multe afaceri este necesar să formezi echipa, să testezi procedurile și să pregătești serviciul înainte de sosirea primilor clienți.

A reduce această etapă pentru a economisi se poate traduce în dezorganizare, erori și o experiență proastă tocmai în primele săptămâni, când afacerea trebuie să-și construiască reputația.

5. Chiria și facturile trebuie estimate realist

Chiria, personalul și utilitățile sunt printre pozițiile care influențează cel mai mult sustenabilitatea unei afaceri.

Facturile sunt adesea introduse în planul de afaceri prin estimări generice, fără a lua în considerare în mod adecvat:

• dimensiunile și caracteristicile spațiului;
• programul de funcționare;
• iluminatul;
• climatizarea;
• utilajele folosite;
• refrigerarea;
• consumurile necesare chiar și când localul este închis;
• sezonalitatea costurilor cu energia.

O estimare prea mică poate denatura atât necesarul lunar, cât și pragul de rentabilitate.

Este preferabil să cauți date referitoare la afaceri similare, să analizezi consumurile echipamentelor și să construiești cel puțin un scenariu prudent. Aceeași atenție trebuie acordată cheltuielilor de administrare a clădirii, întreținerii și eventualelor costuri comune neincluse în chirie.

6. Marketingul nu este o cheltuială opțională

Astăzi, o mare parte din informare și din deciziile de cumpărare trece prin online. Cu excepția unor cazuri particulare, de exemplu o afacere situată pe o stradă cu un trafic turistic foarte ridicat și cu un produs deja cunoscut, a deschide fără un plan de comunicare înseamnă a te lăsa în voia întâmplării.

Bugetul poate varia mult în funcție de produs, de teritoriu și de publicul-țintă, dar trebuie prevăzut de la început.

Poate cuprinde:

• identitatea vizuală;
• site-ul sau pagina de prezentare;
• fotografii și conținut;
• gestionarea canalelor social media;
• publicitatea online;
• materiale promoționale;
• activități de lansare;
• inițiative pentru a atrage și a fideliza primii clienți.

Marketingul nu trebuie să se limiteze la inaugurare. Afacerea va trebui să continue să comunice și să atragă clienți și în lunile următoare. Este așadar necesar să distingi costul lansării de bugetul lunar obișnuit.

7. Lichiditatea necesară după deschidere

Poziția cea mai importantă, și adesea cea mai neglijată, este capitalul necesar pentru a susține firma până la atingerea echilibrului.

Nu poți construi bugetul presupunând că vânzările vor acoperi imediat toate cheltuielile. Veniturile ar putea crește mai lent decât s-a prevăzut, în timp ce chiria, personalul, utilitățile și furnizorii vor trebui plătiți oricum.

Recomand să prevezi o acoperire cuprinsă între trei și șase luni. Cu cât costurile totale sunt mai mari, cu atât durata rezervei ar trebui să fie mai lungă.

Calculul de bază poate fi făcut astfel:

Lichiditate de funcționare = costuri lunare prevăzute × luni de acoperire

În costurile lunare trebuie incluse:

• chiria și cheltuielile spațiului;
• personalul;
• utilitățile;
• materiile prime și reaprovizionările;
• consultanța;
• software și servicii;
• marketingul continuu;
• ratele și asigurările;
• o cotă pentru cheltuieli variabile și neprevăzute.

De exemplu, dacă afacerea are nevoie de 15.000 de euro pe lună și se decide garantarea unei acoperiri de patru luni, rezerva de funcționare ar trebui să fie de cel puțin 60.000 de euro. Această sumă este separată de banii necesari pentru a realiza lucrările, a cumpăra mobilierul și a pregăti deschiderea.

8. Costul real al proiectului

Necesarul total poate fi sintetizat prin această formulă:

Costul real al deschiderii = investiția inițială + costurile de dinainte de deschidere + fondul pentru neprevăzute + lichiditatea de funcționare

La aceste poziții trebuie adăugată o rezervă personală a antreprenorului, mai ales dacă în perioada de pornire nu va primi un salariu sau un alt venit.

Înainte de a merge mai departe, proiectul ar trebui deci să răspundă la cinci întrebări:

• Cât costă să faci afacerea gata de deschidere?
• Cât voi cheltui înainte de a putea încasa?
• Ce întârzieri și neprevăzute pot prevedea în mod rezonabil?
• Cât costă menținerea afacerii în fiecare lună?
• Câte luni o pot susține fără să depind de vânzările așteptate?

Dacă lipsește unul dintre aceste răspunsuri, bugetul nu este încă complet.

9. Finanțarea trebuie să acopere și etapa de pornire

O finanțare poate face posibil un proiect bun, dar a o folosi integral pentru lucrări, mobilier și echipamente este o greșeală gravă.

A deschide cu un local finalizat, dar fără lichiditate pentru funcționare, înseamnă a intra imediat în dificultate. Antreprenorul va începe să amâne plăți, să reducă personalul, să limiteze stocul sau să taie activități necesare.

Chiar dacă nu își dorește asta, prețul îl va plăti experiența oferită clientului.

Rezultatul poate fi paradoxal: un proiect potențial valid este compromis pentru că nu dispune de resursele necesare pentru a funcționa bine în perioada cea mai delicată.

Înainte de a accepta o investiție ridicată, de a alege o locație scumpă sau de a defini amenajarea, trebuie așadar stabilit ce parte din resurse trebuie să rămână disponibilă pentru funcționare.

A deschide nu înseamnă că ai depășit deja etapa de risc

Deschiderea nu este punctul de sosire al planului financiar. Este momentul în care previziunile încep să se confrunte cu piața reală.

Un buget prudent nu servește la eliminarea riscului, lucru imposibil în orice inițiativă antreprenorială. Servește la a evita ca o cheltuială uitată, o autorizație întârziată sau o creștere mai lentă a vânzărilor să transforme imediat o dificultate gestionabilă într-o criză.

Calculează costul real al proiectului tău înainte de a investi.